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Colaboración y mentoring. Construyendo una sola empresa.

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Cuando hablamos de un programa de mentoring pensamos en desarrollar a personas con la ayuda de aquellos que tienen más experiencia y conocimiento del negocio, los mentores internos.

Pero un programa de mentoring proporciona ventajas adicionales notables, a veces estratégicas. Una de ellas, de la que vamos a hablar aquí, es que ayuda a construir equipo, a ser una sola empresa.

Por ejemplo, un programa de mentoring es una herramienta poderosa cuando:

1.- Hay fusiones de empresas, en las que se producen miedos y resistencias al cambio, poniendo en peligro el éxito de la fusión y el consolidar los beneficios de ésta. Lo que a veces conlleva la toma de decisiones más duras que no habrían sido necesarias de no haber existido esta situación. Un programa donde se crucen mentores y mentees de distintas empresas facilitará la creación de una sola identidad y cultura a partir de las dos fusionadas, y facilitará la puesta en marcha de sinergias y la colaboración entre los equipos.

2.- Hay reinos de taifas. Unidades de negocio distintas bajo un mismo paraguas que tienden a mantenerse aisladas, como protección y como creencia de guardar su poder. Celosas de que las demás conozcan demasiado lo que hacen o se quieran entrometer. Esta situación lleva a una pérdida de oportunidades, desde ventas cruzadas a optimización de costes.

3.- Hay culturas distintas por diversidad regional dentro de una misma empresa. A menudo en las empresas se crean estereotipos. Los alemanes son…, los franceses son…, los americanos son… Y así para cada territorio en el que la empresa esté representada. Y ocurre que más allá de la anécdota estas creencias acaban afectando al negocio; algunos pueden sentirse menos valorados o adjetivados de forma injusta, y crear resentimiento o falta de deseo de colaborar (¿Acaso no habéis oído alguna vez expresiones como ‘si eso es lo que creen de nosotros…’?)

Y hay más, diversidad generacional, etc.

¿Está tu empresa en una de estas situaciones? En Developing People podemos ayudarte a organizar tu programa de mentoring con nuestra herramienta Wisdom Share. Puedes contactarnos si así lo deseas, en info@developeople.com.

Mentoring, diversidad y fusiones

Uno de los beneficios de los programas de mentoring es que permite emparejar mentores con mentees de distinto género, experiencia y procedencia. Este hecho facilita la inclusión de las distintas personas que trabajan en una empresa; esto es especialmente cierto cuando hablamos de grupos multinacionales con una alta dispersión geográfica y cultural.

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Sin embargo, un estudio reciente del Center for Talent Innovation sobre programas de mentoring en empresas indica que más del 70% de los mentees eligen a mentores que son como ellos. ¿Un mentee español preferiría un mentor español o peruano, por ejemplo?

Este hecho constituye el llamado síndrome del ‘mini-yo’. Y es un síndrome que limita la oportunidad para una organización de expandir su diversidad e inteligencia cultural.

¿Cómo evitar que se produzca este hecho? Las plataformas más avanzadas de Mentoring, como la americana Wisdom Share, gestionan los emparejamientos a partir de cuestionarios iniciales a los participantes y de la definición de algoritmos que gestionan estos resultados.

Así, por ejemplo, si queremos potenciar la inclusión cultural en nuestra organización se puede definir el algoritmo para que penalice el porcentaje de afinidad cuando mentor y mentee pertenezcan a la misma ubicación geográfica -o puntúe positivamente el hecho de que se hallen en distintos continentes- haciendo que la sugerencia de mentores que aparezcan a un mentee sean de origen distinto al suyo. Y lo mismo para temas de género u otros que se quieran gestionar.

Un programa de mentoring es también una excelente herramienta para construir relaciones internas entre personas de distintas empresas que se han fusionado recientemente, ayudando a romper culturas anteriores hacia la nueva cultura de la empresa fusionada. Pero de nuevo, si no se gestiona, veremos que los mentees tenderán a elegir mentores de su antigua empresa y no de la otra que se fusiona, reforzando la estanqueidad de ambos colectivos.

Desde Developing People te queremos ayudar a que tu programa de Mentoring sea un éxito. Puedes contactarnos en info@developople.com.

Marketing de un programa de mentoring. Antes del lanzamiento

Uno de los retos de lanzar un programa de mentoring es atraer a un número significativo de participantes, sean mentores o mentees.

Cuando el número de participantes es escaso, es difícil obtener los emparejamientos adecuados. Los participantes no reciben el valor esperado y se genera una sensación de que el programa no funciona. Y se corre el riesgo de abandono de futuras ediciones.

Por ello, tener una estrategia de marketing y comunicación inicial del programa es clave para superar este peligro.

El plan de comunicación tiene que responder a las siguientes preguntas:

1.- ¿A quién se dirige?

a) Receptores de la comunicación:

Hay que pensar quién es la audiencia y adaptar el mensaje a los perfiles. No es el mismo mensaje a un millenial, a un alto potencial, o a un on-boarding. Tampoco es el mismo mensaje si son mentores o mentees.

También hay que considerar si han participado o no en programas anteriores, dónde están ubicados geográficamente (comunicaciones solamente on-line o también presenciales), en qué idioma, etc.

Además, habrá que pensar en si es necesario comunicarse con los responsables de estos posibles participantes, para que les animen a participar en el programa y les faciliten algo de tiempo para ello.

b) Emisores de la comunicación:

Hay que pensar quiénes van a lanzar las comunicaciones. Posiblemente deban ser distintas personas en distintos momentos. Por ejemplo, puede interesarnos que el primer mensaje sea del Director General o un alto Directivo, porque esto nos asegura que el email se abrirá y leerá. Después pueden venir otros mensajes de distintas personas (el administrador del programa, los responsables de éstos, …). Y si ha habido ediciones anteriores, podemos recoger las opiniones de participantes o incluso hacer que ellos sean uno de los emisores (‘quiero recomendarte este programa porque….’)

2.- ¿Qué se quiere comunicar?

La comunicación debe ser tratada como una venta. Y en todo proceso de venta uno debe hablar de los beneficios para sus clientes.

Hay que explicar el porqué del programa, el objetivo que perseguimos, pero sobre todo qué va a obtener el participante de ese programa, cómo le va a ayudar en su desarrollo. Tanto si es mentee como mentor.

Y luego explicarles qué encontrarán en el programa, qué dedicación les va a requerir, quiénes son los mentores, etc. Podría ser bueno también bueno darles la opción a ellos para que pregunten: ¿Qué quieres saber?

En algunos programas las empresas realizan una entrevista con los interesados para asegurar de que obtienen toda la información que quieren, y al mismo tiempo que entiendan el compromiso que adquieren con el programa.

3.- ¿Cuándo se comunicará?

Como hemos comentado, lo habitual es que se realicen distintos impactos. Es necesario planificar las distintas comunicaciones en el tiempo y asegurar que los plazos sean los razonables y adecuados.

Es importante también darles visibilidad del proceso de inscripción y de las distintas fechas en que recibirán las comunicaciones que gestionan su inscripción (p.e. preinscripción, sesión informativa, confirmación de la inscripción, fecha de arranque del programa,…).

4.- ¿Cómo, a través de qué canales?

Habrá que decidir el mix de comunicaciones, presenciales o vía email, videoconferencias, … Y en función de lo comentado anteriormente en el primer punto sobre la segmentación de perfiles (distintos canales en función de cada segmento de participantes).

También pensar en los canales que existen en la propia empresa y si se pueden utilizar y cómo: newsletters, portales de empleado, redes sociales de la empresa/RRHH, etc.

Para la elaboración de los mailings se pueden utilizar herramientas como Mailchimp que facilitan una información sobre si el mensaje se ha abierto, por ejemplo. Si se usan hay que pensar que estas herramientas permiten al usuario darse de baja de los envíos y no recibir más, algo que no debería pasar.

Mandar un vídeo de personas hablando del programa puede tener mucho más impacto que un simple email, y además permite colgarlo en portales de empleado u otras plataformas que se vayan a usar.

Por último, es importante que las comunicaciones sean personalizadas. Por ejemplo, los editores de emails permiten incluir el nombre de la persona en el saludo inicial.

Te invitamos a que veas nuestros blogs relacionados con este tema.

Soy mentor, ¿y ahora qué?

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Ya soy mentor en mi empresa. Desde RRHH me invitaron a una reunión donde estábamos varios gerentes y en la que nos hablaron de los programas de mentoring de la empresa y de la posibilidad de actuar como mentores en éstos. Me gustó la idea, lo vi como una oportunidad de aportar mi experiencia a personas más jóvenes, y dije SÍ.

A continuación todos los que aceptamos ser mentores realizamos una formación muy interesante de cómo ser mentor.

¿Y ahora qué?

Se lanza el programa y empiezan mis dudas como mentor:

¿Tendré un mentee con el cuál nos entendamos y sepamos trabajar juntos?

¿Cómo le puedo ayudar realmente? Nunca lo he hecho y posiblemente me plantee situaciones que no sepa trabajar en profundidad con él. No quiero simplemente contarle mis anécdotas.

¿Quién me puede ayudar si necesito ayuda en algún tema?

Estas cuestiones son las que se plantean a menudo los mentores y RRHH, en concreto los responsables de los programas de mentoring, deberán anticiparse a éstas y saber darles respuesta. De lo contrario, corren el riesgo probable de empezar a recibir mensajes de los mentores indicando que de repente se encuentran con mucho trabajo y que no pueden seguir (cuando la razón no es realmente esta).

¿Cómo apoyar al colectivo de mentores? Existen muchas posibilidades, y en general se necesitarán más de una. Por ejemplo:

- Tener un proceso de emparejamiento que asegure la conexión entre mentor y mentee.

- Facilitar un repositorio de herramientas y materiales para trabajar con su mentee.

- Facilitar una herramienta donde compartan sus objetivos y su trabajo para lograrlos.

- Tener acceso puntual a expertos que les faciliten un soporte.

- Asignarles buddies mentores, a ser posible con experiencia previa en otros programas, con quienes contactar cuando lo requieran.

- Participar en sesiones con varios mentores del programa para tratar dificultades y compartir buenas prácticas.

Además de esto, RRHH deberá considerar los aspectos de animación y soporte emocional durante el programa. Desde un espacio donde compartir artículos de expertos sobre mentoring hasta darles reconocimiento por el trabajo que vienen realizando.

Sin todo esto existe un riesgo importante de que el programa no sea un éxito, e hipoteque futuras ediciones.

En DP ayudamos a las empresas a desarrollar programas de Mentoring con formación a mentores y gestión de programas con softwares específicos para su adecuada gestión.

La elección de un Mentor adecuado para cada Mentee

Emparejar a un Mentor con un Mentee es mucho más que simplemente juntar a dos personas. Hay que asegurarse de que se entiendan entre ellos, tengan una buena comunicación, etc. Si lo pensamos bien, ¿cuántos de nosotros tenemos tiempo para reunirnos con alguien cuyo estilo o valores no entendemos o compartimos?

El proceso de emparejar requiere pues algo de ciencia, y debemos servirnos de ella para asegurarnos de que el emparejamiento no fracasa. Un programa con emparejamientos mal realizados será un desastre, hará que el mentoring pierda credibilidad e hipotecará futuros programas. Y las personas perderemos una excelente oportunidad de aprovecharnos de ello.

Hay tres factores clave a considerar en un emparejamiento:

1. ¿Tienen el Mentor y Mentee fortalezas similares?

Un estudio de Gallup indica que los directivos no trabajan para apuntalar sus debilidades, sino que seleccionan a personas que cubran sus carencias. De esta forma, los directivos pueden dedicar su esfuerzo a expandir sus fortalezas, sus talentos.

2. ¿Tiene el Mentor el conocimiento en lo que el Mentee quiere desarrollar? ¿Tiene el Mentor las habilidades, experiencia e interés en ello?

3. Finalmente, el emparejamiento debe asegurar que ambos se sentirán cómodos al comunicarse, sabrán entender la perspectiva del otro y generar un clima de confianza entre ellos. En otras palabras, son personas que tienen valores similares, que toman sus decisiones de forma parecida y que sus procesos de pensamiento son afines. Estos son los rasgos que hacen que se produzca la transferencia de conocimiento entre ambos.

Recuerda: Para maximizar los resultados de un proceso de mentoring, es clave que asegures la existencia de un proceso de emparejamiento óptimo.

En DP ayudamos a las empresas a desarrollar programas de Mentoring con formación a mentores y gestión de programas con softwares específicos para su adecuada gestión.

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