Uno de los retos de lanzar un programa de mentoring es atraer a un número significativo de participantes, sean mentores o mentees.

Cuando el número de participantes es escaso, es difícil obtener los emparejamientos adecuados. Los participantes no reciben el valor esperado y se genera una sensación de que el programa no funciona. Y se corre el riesgo de abandono de futuras ediciones.

Por ello, tener una estrategia de marketing y comunicación inicial del programa es clave para superar este peligro.

El plan de comunicación tiene que responder a las siguientes preguntas:

1.- ¿A quién se dirige?

a) Receptores de la comunicación:

Hay que pensar quién es la audiencia y adaptar el mensaje a los perfiles. No es el mismo mensaje a un millenial, a un alto potencial, o a un on-boarding. Tampoco es el mismo mensaje si son mentores o mentees.

También hay que considerar si han participado o no en programas anteriores, dónde están ubicados geográficamente (comunicaciones solamente on-line o también presenciales), en qué idioma, etc.

Además, habrá que pensar en si es necesario comunicarse con los responsables de estos posibles participantes, para que les animen a participar en el programa y les faciliten algo de tiempo para ello.

b) Emisores de la comunicación:

Hay que pensar quiénes van a lanzar las comunicaciones. Posiblemente deban ser distintas personas en distintos momentos. Por ejemplo, puede interesarnos que el primer mensaje sea del Director General o un alto Directivo, porque esto nos asegura que el email se abrirá y leerá. Después pueden venir otros mensajes de distintas personas (el administrador del programa, los responsables de éstos, …). Y si ha habido ediciones anteriores, podemos recoger las opiniones de participantes o incluso hacer que ellos sean uno de los emisores (‘quiero recomendarte este programa porque….’)

2.- ¿Qué se quiere comunicar?

La comunicación debe ser tratada como una venta. Y en todo proceso de venta uno debe hablar de los beneficios para sus clientes.

Hay que explicar el porqué del programa, el objetivo que perseguimos, pero sobre todo qué va a obtener el participante de ese programa, cómo le va a ayudar en su desarrollo. Tanto si es mentee como mentor.

Y luego explicarles qué encontrarán en el programa, qué dedicación les va a requerir, quiénes son los mentores, etc. Podría ser bueno también bueno darles la opción a ellos para que pregunten: ¿Qué quieres saber?

En algunos programas las empresas realizan una entrevista con los interesados para asegurar de que obtienen toda la información que quieren, y al mismo tiempo que entiendan el compromiso que adquieren con el programa.

3.- ¿Cuándo se comunicará?

Como hemos comentado, lo habitual es que se realicen distintos impactos. Es necesario planificar las distintas comunicaciones en el tiempo y asegurar que los plazos sean los razonables y adecuados.

Es importante también darles visibilidad del proceso de inscripción y de las distintas fechas en que recibirán las comunicaciones que gestionan su inscripción (p.e. preinscripción, sesión informativa, confirmación de la inscripción, fecha de arranque del programa,…).

4.- ¿Cómo, a través de qué canales?

Habrá que decidir el mix de comunicaciones, presenciales o vía email, videoconferencias, … Y en función de lo comentado anteriormente en el primer punto sobre la segmentación de perfiles (distintos canales en función de cada segmento de participantes).

También pensar en los canales que existen en la propia empresa y si se pueden utilizar y cómo: newsletters, portales de empleado, redes sociales de la empresa/RRHH, etc.

Para la elaboración de los mailings se pueden utilizar herramientas como Mailchimp que facilitan una información sobre si el mensaje se ha abierto, por ejemplo. Si se usan hay que pensar que estas herramientas permiten al usuario darse de baja de los envíos y no recibir más, algo que no debería pasar.

Mandar un vídeo de personas hablando del programa puede tener mucho más impacto que un simple email, y además permite colgarlo en portales de empleado u otras plataformas que se vayan a usar.

Por último, es importante que las comunicaciones sean personalizadas. Por ejemplo, los editores de emails permiten incluir el nombre de la persona en el saludo inicial.

Te invitamos a que veas nuestros blogs relacionados con este tema.